Poste & missions :
Sous la responsabilité du Maitre de Chai, l’assistant administratif chai encadre toutes les tâches courantes nécessaires au bon fonctionnement du chai dans un souci de qualité et d’efficacité. Ce dernier reporte au maitre de chai. Il maintient des relations privilégiées avec l’ensemble des équipes production et distribution et du Groupe.
Il est garant de la bonne réalisation de l’ensemble de ses missions :
Gestion des bons de commandes
- Saisie des commandes dans le système d’information.
- Edition des bons de préparation de commande.
- Edition des bons de livraison.
Qualité et traçabilité
- Gestion de la traçabilité unitaire.
- Suivi de la régie, DMS.
- Rédaction des rapports et documents divers.
- Lavilog vigne et cuverie pour saisie et édition des cahiers de traçabilité.
Gestion de fournisseurs
- Relation avec les fournisseurs (devis, bon de commande, accusé de commande…).
- Prise de rendez-vous avec les fournisseurs et les intervenants.
- Gestion des matières sèches du chai.
- Suivi des litiges vin (bouteilles bouchonnées, autres défauts…).
Entretien et sécurité
- Respect du port des EPI et des tenues fournies par l’entreprise.
- Respect des consignes d’accès au bâtiment.
- Signalement de toute anomalie au sein de la structure.
Participation à la vie collective de la propriété
- Relais des diverses tâches administratives en l’absence du responsable hospitalité (accueil, comptabilité, administratif RH …).
- Participation aux travaux du vignoble ou du chai en cas de besoin.
- Contribution à l’entretien général du site (bureaux, salle de réception, espaces verts etc.).
- Préparation et participation aux réunions organisées par le Directeur d’exploitation avec l’ensemble des responsables du domaine.
Profil recherché :
Savoir-faire
- Maitrise du processus ADV, Régie, Logistique…
- Connaissances des contraintes réglementaires d’exportation des différents marchés, de transports, de douanes…
- Maîtrise des logiciels informatiques et outils bureautiques.
- Anglais.
Savoir-être
- Soin et rigueur.
- Souci de l’hygiène.
- Sens du client et du service au client.
- Aisance relationnelle.
- Esprit de confidentialité.
- Disponibilité et esprit d’initiative.
- Discrétion, réactivité.
- Sens de l’organisation.
- Capacité d’anticipation et d’adaptation
- Capacité à travailler en autonomie et en équipe
Conditions :
Contrat : CDI – Employé (MSA)
Horaires : Temps plein
Rémunération : Selon profil du candidat
Lieu de travail : Pomerol
Prise de fonction : Dès que possible
